Was ist beim Vorgespräch wichtig?

Diese Serie hat Euch Schritt für Schritt durch die Suche nach Eurem perfekten Fotografen geführt und Euch Fragen an die Hand gegeben, um Euren idealen Künstler zu erkennen. Im Fokus standen hierbei Eure (un)bewussten Wünsche und Eure Erwartung an die Fotos.

Im Idealfall liegen Euch jetzt 3 -5 Einladungen von Euren angefragten Fotografen vor und es stellt sich die Frage: „Was erwartet Euch in diesem Gespräch und wie bereitet Ihr Euch vor?“.

Dieser Beitrag geht auf diese Frage ein, und zeigt Euch, worauf Ihr in dem Gespräch achten solltet. Zudem gebe ich Euch Tipps wie Ihr Euch am Ende für oder gegen einen Fotografen entscheidet.

Hinweis: Manche Fotografen senden Euch direkt ein Angebot und fotografieren Eure Hochzeit, ohne Euch im Vorfeld zu treffen. Bitte macht einen Bogen um diese! Ohne zu wissen, was Ihr Euch für Fotos wünscht und was Euch wichtig ist, kann kein noch so erfahrener Fotograf Eure Hochzeit perfekt bewahren.

Der Zeitpunkt

Den Zeitpunkt Eures Treffens stimmt Ihr mit Eurem Fotografen ab und einigt Euch auf den besten freien Termin. Trotzdem empfehle ich Euch, Euren Fotografen eine Zeit vorschlagen zu lassen. Dieser Vorschlag verrät Euch, wie wichtig Ihr ihm seid und wie stark er eingebunden ist.

Weiß Euer Fotograf z.B. dass Ihr von 8 bis 16 Uhr arbeitet und bietet Euch einen Termin um 9 Uhr an, so ist dies ein erstes Signal, dass er entweder verpeilt ist, oder sein Fokus nicht bei Euch liegt. Bittet Ihr ihn anschließend um ein Treffen am Abend oder am Wochenende und er antwortet mit „ich habe nur morgens Zeit“, so solltet Ihr Euch fragen, ob der Fotograf für Euch der Richtige ist.

Ähnlich sieht es mit Fotografen aus, die Euch jeden denkbaren Termin ermöglichen. Ich selbst bin vorsichtig, mit Menschen die Treffen nach 20 Uhr und sonntags anbieten. Diese haben zwar einen starken Fokus auf Euch und werden auf Eure Wünsche eingehen. Sie achten hierbei jedoch wenig auf sich selbst. Hierdurch besteht die Gefahr, dass sie an Eurer Hochzeit übermüdet und gestresst erscheinen. Alternativ läuft Ihr Geschäft aktuell schlecht und sie sind auf Euch als Kunde angewiesen. Auch dies lässt Zweifel an seiner Eignung für Eure Hochzeit entstehen.

Unabhängig vom Vorschlag des Fotografen solltet Ihr den Termin so wählen, dass Ihr fit, aufmerksam und entspannt seid. Ein Gespräch nach einem 10 Stunden Arbeitstag und vor dem Tanzkurs zu vereinbaren macht wenig Sinn. Ihr seid nur halb bei der Sache und denkt nebenbei an die Arbeit oder die Figuren beim Tanzen. Das ist besonders ungünstig, da es bei der Wahl Eures Fotografen nicht nur auf gute Fotos, sondern auch um Sympathie ankommt.

Aus diesem Grund empfehle ich Euch einen Termin so ca. 1-2 Stunden nach Eurem Arbeitsende und ggf. am Samstag, wobei dies bei den meisten Fotografen schwierig ist. Zudem solltet Ihr Euch im Vorfeld auf das Gespräch vorbereiten.

Hinweis: An dem Termin müsst Ihr beide Zeit haben! Es reicht nicht, wenn nur einer von Euch mit dem Fotografen spricht.

Der Ort

Für das Treffen gibt es drei klassische Orte mit Ihren Vor- und Nachteilen. Der von mir bevorzugte Ort ist direkt beim Fotografen. Das kann sein Studio, sein Büro oder sogar sein Zuhause sein. Die Einrichtung, seine Vorbereitung (z.B. bereitgestellte Getränke, parat liegende Fotos etc.) und die Sauberkeit geben Euch einen guten Eindruck von dem was Eurem Fotografen wichtig ist und wie wichtig Ihr ihm seid. Gleichzeitig hat er mit Sicherheit alles vor Ort und es gibt keine Ausrede Euch eine vollständige Reportage zu zeigen. Zudem seid Ihr beim Fotografen ungestört und seid nicht der Geräuschkulisse eines Lokals ausgesetzt. Im Gegenzug müsst Ihr jedoch zu ihm fahren / laufen und seid in einer für Euch ungewohnten Umgebung.

Jüngere Fotografen treffen sich mit Euch gerne im Café, Lokal oder in einer Kneipe. Ihr und der Fotograf seid in einer neutralen Umgebung und die Anfahrt wird meist fair aufgeteilt. Die vorgeschlagene Gaststätte verrät Euch ein wenig über den Fotografen (ein teures Weinrestaurant lässt z.B. auf höhere Preise schließen) und je nach Wahl ist das Mitbringen von Tieren und kleinen Kindern kein Problem. Ich selbst bin kein großer Fan von Cafés, da mich die Grundlautstärke beim Gespräch stört und die Tische meist zu klein sind, dass Getränke, Fotoalbum, Notizbuch und Tablett darauf platz finden. Trotzdem kann dies für Euch eine gute Wahl sein, wenn Ihr keine lange Anfahrt möchtet und Euch in einer neutralen Umgebung wohler fühlt.

Eine seltenere Variante ist das Treffen bei Euch zuhause. Abgesehen vom Aufräumen und ggf. einer Flasche Wasser entstehen Euch kein Aufwand und keine Kosten. In der eigenen Wohnung fühlt Ihr Euch wohl und Eure Kinder und Tiere beschäftigen sich in der Zeit selbst. Dafür müsst Ihr auf die persönlichen Eindrücke vom Fotografen verzichten und seid mehr auf Fragen angewiesen. Zudem bieten nur wenige Fotografen Hausbesuche an.

Jetzt kommt der Zeitpunkt, an dem Ihr Eure Highlight-Liste aus dem Beitrag „Brauchen wir einen Profi-Fotograf?“ wieder hervor holt. Auf dieser stehen Eure wichtigsten Momente am Tag der Hochzeit. Nehmt die Liste bitte unbedingt zu Eurem Gespräch mit und lest sie Euch im Vorfeld noch einmal in Ruhe durch. Solltet Ihr noch keine Highlight-Liste haben, dann ist jetzt der Zeitpunkt diese zu erstellen.

Nehmt bitte ein weiteres leeres Blatt (DIN A4), zeichnet eine schmale und zwei gleichbreite Spalten auf. In die erste Spalte schreibt Ihr den erwarteten Start des Highlights (z.B. 14 Uhr), in die zweite Spalte den Namen des Highlights (z.B. Trauung) und in die letzte Spalte den Ort. Listet nach diesem Schema alle geplanten Momente von Eurer Hochzeit auf. Falls Ihr Euch bei den Zeitpunkten oder gewissen Aktivitäten unsicher seid, dann schätzt die Werte und schreibt sie in Klammern. Das Ziel ist ein grober zeitlicher Überblick und kein fixer Zeitplan.

Auf diesem zeitlichen Überblick markiert Ihr jetzt Eure Highlights aus der Highlight-Liste. Dies gibt Euch ein perfektes Gefühl, wie lange Ihr Euren Fotografen buchen möchtet. Nämlich von Eurem ersten Highlight (z.B. um 11 Uhr) bis zu Eurem letzten Highlight (z.B. um 19 Uhr). So wisst Ihr vor dem Gespräch, wie lange Ihr Euren Fotografen braucht und ob er Euch nur mehr Zeit „aufschwatzen“ möchte. Seid bitte trotzdem etwas offen für zeitliche Verschiebungen in Eurem Zeitplan.

Im Beitrag „Wie soll unser Fotograf sein?“ habt Ihr herausgefunden, welcher Stil Euch gefällt und was für Euch perfekte Fotos sind. Hierdurch könnt Ihr Eurem Fotografen sauber beschreiben, was Ihr möchtet. Sucht Euch trotzdem 5 Fotos raus, bei den Ihr sag „wow“ und 5 wo ihr sagt „och ne muss nicht“. Nehmt diese mit zu Eurem Gespräch und wenn er Euch fragt, was für Fotos Ihr Euch wünscht, dann zeigt ihm diese Bilder.

Wie im ersten Beitrag angekündigt, werde ich Euch keine Tipps oder Infos zum Thema Preise und zur Planung Eures Budgets geben. Trotzdem solltet Ihr Euch im Vorfeld überlegen, wo Eure Ober- und Untergrenze liegt. Vergesst hierbei bitte nicht den Aufwand und die Kosten, die Euer Fotograf hat (Equipment, Studio, Reise, Vor- und Nachbereitung). Auch sollte er halbwegs von seinem Einkommen leben können.

Überlegt Euch bitte im Vorfeld, ob es für Euch okay ist, wenn der Fotograf Eure Fotos zur Werbung nutzt und sie im Internet, in sozialen Medien und in Zeitschriften erscheinen. Es gibt viele Fotografen, die Euch nur begleiten, wenn sie die Fotos danach nutzen dürfen oder hierfür starke Rabatte geben. Sprecht bitte im Vorfeld miteinander.

Hinweis: Solltet Ihr Euch für eine Veröffentlichung entscheiden, so sprecht bitte auch mit der Kirche, dem Standesamt und der Location. Diese müssen Euch ebenfalls die Erlaubnis zur Veröffentlichung geben.

Nehmt Euch bitte abschließend noch 1 Minuten und überlegt, wie der Fotograf angezogen sein sollte. Hierdurch fragt Ihr Euch (unbewusst), ob der Mensch Euch gegenüber in diese Kleidung und somit zu Eurer Hochzeit passt.

Eure Hochzeitsreportage wird Euch nur gefallen, wenn die wichtigsten Highlights nach Euren Wünschen fotografiert sind und nichts fehlt. Hierfür muss der Fotograf verstehen, was Euch wichtig ist und worauf es Euch ankommt. Aus diesem Grund achtet bitte darauf, ob er Euch nach Euren Wünschen fragt und sich Eure Antworten notiert.

Bei der Suche nach dem Fotografen für unsere Hochzeit sind wir leider in einem Gespräch gelandet, das nichts mit uns zu tun hatten. Der Fotograf hat uns 20 Minuten lang erzählt, wie unsere Hochzeit aussehen sollte und wie er diese fiktive Hochzeit fotografiert. Weitere 10 Minuten, dass unser Zeitplan nicht passt, weil man morgens kein Fotoshooting macht und man nicht vor 18:30 Uhr Essen anbieten darf. Am Ende hat er uns 7 Minuten Fotos von Model-Shootings gezeigt, ohne auf unsere Kirche und unsere mitgebrachten Fotos einzugehen.

Dies ist sicher ein Sonderfall und Euer Fotograf wird Euch nach Euren Wünschen fragen. Achtet bitte trotzdem darauf, ob er auf Euch eingeht, versucht Eure Wünsche zu verstehen und sich diese notiert. Oder ob er versucht, Euch sein Ideal und seinen Standard aufzudrücken.

Eine andere Fotografin hat uns zum Beispiel erst einmal gefragt, was wir uns wünschen, wo wir heiraten und wie wir uns kennengelernt haben. Danach hat sie mit uns den Zeitplan skizziert und in Ruhe unsere mitgebrachten Fotos angeschaut. Auf dieser Basis hat sie uns eine Ihrer Reportagen gezeigt und erklärt wie unsere Bilder von diesen abweichen werden. Hier hatten wir das Gefühl, dass sie wirklich verstanden hat was wir uns wünschen.

An dieser Stelle ein kleiner Tipp am Rande: Lasst Euren Fotografen zusammenfassen, wie er Eure Hochzeit begleiten wird und hört genau zu. Passen seine Worte zu Euren Vorstellungen oder fehlt etwas?

In der Vorbereitung zu Eurem Vorgespräch habt Ihr Euch bereits überlegt, was Ihr fotografiert haben möchtet und was Euch wichtig ist (Die vier goldenen W’s). Schaut bitte, was Euer Fotograf Euch für eine Dauer vorschlägt und wie gut diese zu Euch passt. Weicht der Vorschlag zu stark von Eurer Erwartung ab und kann Euer Fotograf nicht sauber begründen, wieso er eine längere / kürzere Dauer empfiehlt, solltet Ihr vorsichtig sein.

Unsere obige Fotografin hat zum Beispiel am Zeitplan gut gezeigt, warum es sich lohnt unsere Begleitung um eine Stunde zu verlängern.

Wenn Ihr Eurem Fotografen eine Frage stellt, dann lohnt es sich, nicht nur auf seine Worte, sondern auch auf seine Körpersprache zu achten. Gerade bei den Themen Fotostil, Flexibilität am Tag der Hochzeit und Rechte an den Fotos, verrät Euch seine Körpersprache, was er wirklich denkt.

Spannt er sich zum Beispiel bei der Nachfrage nach einer möglichen Pause an und antwortet mit „das ist an sich kein Problem, man müsse einfach spontan schauen“, dann ist dies ein „Nein“. Ebenso wenn Ihr ihn fragt, ob er Euch 2-3 Fotos direkt in der Woche von der Hochzeit schickt und er Euch bei der Antwort nicht in die Augen schauen kann, so wisst Ihr bereits, dass Ihr keine Fotos bekommt.

Um dies zu merken, müsst Ihr kein Spezialist im Lesen von Körpersprache sein. Schaut ihn einfach während der Antwort an (am besten in die Augen) und achtet auf Euer Gefühl. Die beiden obigen Beispiele werdet Ihr unbewusst wahrnehmen und als „komisch“ empfinden. Ist dies so, dann merkt es Euch bitte!

Normalerweise erfahrt Ihr im Rahmen des Gesprächs den Preis oder bekommt sogar ein Angebot. Hierbei ist es wichtig, dass Ihr schriftlich festhaltet, was im Preis enthalten ist. Es macht einen großen Unterschied, ob Ihr 1000 € für die 200 Fotos oder für 500 Fotos inkl. Album und Anfahrt bezahlt. Haltet auch fest, welche zusätzlichen Kosten noch entstehen können.

Gleichzeitig sollte Euch der Fotograf in dem Gespräch erklären, wie er mit Euren Fotos umgeht und diese vor Verlust und Datenklau schützt. Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn am Ende alle Eure Fotos weg oder ohne Eure Zustimmung frei im Internet verteilt sind.

Zu Eurer eigenen Sicherheit solltet Ihr auf einen Vertrag mit Eurem Fotografen bestehen. Stellt Euch vor, Ihr verlasst Euch auf eine mündliche Zusage und zwei Wochen vor der Hochzeit sagt Euch Euer Fotograf mit der Begründung „ich hab ein besseres Angebot“ ab. Ohne einen schriftlichen Nachweis (Vertrag) wird es schwer, ihn an seine Zusage zu binden oder ihn die Kosten für einen anderen Fotografen tragen zu lassen.

Das Gleiche gilt für einen Fotografen, der Euch eine Begleitung ohne Rechnung anbietet. Ihr habt keinen Nachweis dafür, dass Ihr ihm eine Anzahlung bezahlt habt. Keinen Beweis, wofür Ihr ihm Geld gegeben oder überwiesen habt.

Aus diesem Grund meine eindringliche Bitte: Bitte bitte lasst Euch NICHT auf einen Fotografen ohne Vertrag und ohne Rechnung ein.

Abschließend möchte ich Euch noch ein paar wichtige Fragen mit an die Hand geben.

Änderungen an Eurer Hochzeit

• Was passiert, wenn sich der Tag / die Uhrzeit Eurer Hochzeit ändert?
• Was passiert, wenn die Hochzeit an einem anderen Ort stattfindet?
• Wie geht der Fotograf mit einer Verlängerung am Tag der Hochzeit um?
• Welche Kosten entstehen, wenn Eure Hochzeit nicht stattfindet? (Krankheit, Trennung

Euer Fotograf

• Fotografiert Euer Gesprächspartner die Hochzeit oder einer seiner Angestellten? (bei Ketten wichtig)
• Was passiert, wenn Euer Fotograf krank wird?
• Wie geht Euer Fotograf mit starkem Regen am Tag Eurer Hochzeit um?
• Wie viele Hochzeiten fotografiert Euer Fotograf am Tag Eurer Hochzeit?

Eure Fotos

• Wie viele Hochzeitsbilder bekommt Ihr und in welcher Auflösung?
• Wie schnell erhaltet Ihr Eure Fotos und auf welchem Weg?
• Was dürft Ihr mit den Fotos machen? (frei veröffentlichen und kopieren, oder gibt es Einschränkungen?)
• Haben die Fotos ein Wasserzeichen oder Logo?
• Gibt es auch Fotos in schwarz/weiß oder nur in Farbe?